AI có thể hỗ trợ Back Office như thế nào trong bất kỳ doanh nghiệp xây dựng nào – Phần 2

Viết bởi Sandra Kirsch từ Craeftig

Trí tuệ nhân tạo (AI) đã trở thành lựa chọn phù hợp cho bất kỳ ai muốn đạt được sự tiến bộ và đơn giản hóa trong quy trình kinh doanh, đặc biệt là trong các hoạt động hỗ trợ văn phòng như quản lý dự án, mua hàng và kế toán trong bất kỳ loại hình kinh doanh nào, có thể là doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa đến lớn/ doanh nghiệp. Các doanh nghiệp vừa và lớn có thể dễ dàng sử dụng công nghệ mới như vậy khi các nhà cung cấp ứng dụng đang khai thác lĩnh vực này. Trong khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ như thợ sửa ống nước, kỹ sư sưởi ấm, thợ điện, thợ mộc, thợ xây dựng, người siêng năng, người làm vườn, v.v., đang gặp khó khăn trong việc tìm hiểu những điều đó cũng như cách tiêu thụ/sử dụng công nghệ mới này khi các đối tác ứng dụng đang đứng trước nguy cơ. Đây là lúc các đối tác phần mềm và ứng dụng bên ngoài cần phải thoát khỏi “hoạt động kinh doanh như bình thường” mà hãy nghĩ xa hơn để nâng cao các giải pháp hiện có của họ nhằm bao gồm tự động hóa thông qua trí tuệ nhân tạo, giảm các quy trình thủ công tác động tiêu cực đến lợi nhuận và quản lý kinh doanh ngay cả trong các doanh nghiệp xây dựng nhỏ .

AI có thể thách thức và cung cấp khả năng cao hơn trong việc quản lý dự án/công việc, lên lịch cho nhân viên, mua hàng cụ thể cho dự án/công việc, quản lý chi phí, tài chính của khách hàng và cuối cùng là ghi sổ kế toán.

Hãy cùng thảo luận chi tiết từng lĩnh vực trong bài viết gồm 2 phần này. Bạn sẽ thấy những người hỗ trợ hỗ trợ bất kỳ doanh nghiệp xây dựng nào từ nhà thầu, doanh nghiệp một người đến doanh nghiệp xây dựng quy mô trung bình.

Phần thứ hai của bài viết sẽ tập trung vào việc lập kế hoạch dự án/công việc, mua hàng và ghi sổ kế toán cụ thể cho dự án/công việc.

Lập kế hoạch cho dự án/công việc

Chúng tôi đã thấy nhiều tiến bộ trong những năm qua trong hoạt động dịch vụ hiện trường cho các công ty quy mô lớn, những tiến bộ này cũng có thể được áp dụng cho các doanh nghiệp xây dựng nhỏ để tối ưu hóa khả năng lập kế hoạch công việc và lập kế hoạch dự án của họ.

Tôi chắc rằng bạn đã từng gặp phải những lúc phải làm nhiều công việc/dự án và không có đủ thời gian để thực hiện tất cả những công việc này hoặc phải làm thêm giờ và cuối tuần để hoàn thành công việc đã lên lịch nhằm đảm bảo chúng tôi luôn làm hài lòng khách hàng của bạn.

Vậy làm thế nào một giải pháp có thể giải quyết được vấn đề xảy ra trong việc sắp xếp đúng nhân viên vào đúng thời điểm cho đúng công việc? Hãy phản ánh những gì có thể được yêu cầu để tìm ra sự phức tạp.

Vậy làm thế nào một giải pháp có thể giải quyết được vấn đề xảy ra trong việc sắp xếp đúng nhân viên vào đúng thời điểm cho đúng công việc? Hãy phản ánh những gì có thể được yêu cầu để tìm ra sự phức tạp.

1. Ai có thể quản lý công việc?

Để đảm bảo bạn đang cử một nhân viên có kiến ​​thức, bạn cần xem xét trình độ chuyên môn, mức độ kinh nghiệm và kỹ năng giải quyết vấn đề của họ, chỉ kể tên một số. Khi đào tạo người học việc, bạn sẽ cần sự hỗ trợ từ các thành viên giàu kinh nghiệm hơn trong nhóm của bạn để đảm bảo hỗ trợ khi được yêu cầu.

2. Ai sẵn sàng?

Có hai khía cạnh sẵn có: thành viên trong nhóm của bạn và các bộ phận. Bạn không muốn hy sinh công việc của khách hàng khác trong thời gian ngắn mà cung cấp dịch vụ cho khách hàng vào thời điểm phù hợp với khách hàng của bạn để họ không tìm đến một doanh nghiệp xây dựng khác để thực hiện công việc. Bên cạnh sự sẵn có của nhân viên của bạn, chúng tôi cũng cần đảm bảo rằng chúng tôi có sẵn các bộ phận phù hợp, vui lòng xem hoạt động mua hàng cụ thể theo dự án/công việc bên dưới để biết thêm thông tin.

3. Vị trí ở đâu?

Khoảng cách gần của nhân viên trong trường hợp khẩn cấp, làm cách nào để giảm thời gian di chuyển và làm cách nào để bạn có thể cung cấp dịch vụ trong thời gian ngắn?

Bây giờ đây đều là những câu hỏi khả thi và một số câu hỏi nữa cần được giải quyết khi xem xét việc lập kế hoạch công việc và dự án để bạn có thể cung cấp cho khách hàng mới và cũ dịch vụ khách hàng tốt nhất trong khung thời gian phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

Đây là nơi trí tuệ nhân tạo có thể cung cấp một khung hỗ trợ mạnh mẽ. Nó hỗ trợ hoạt động kinh doanh của bạn bằng cách điều tra và hiểu rõ các công việc/dự án, đồng thời tính đến những người trong nhóm của bạn, họ có những kỹ năng gì và họ làm việc ở khoảng cách (địa điểm) nào, cũng như hiểu các yêu cầu công việc. AI có thể cung cấp khung hỗ trợ quyết định cho phép bạn lên lịch công việc/dự án cho khách hàng theo nhu cầu của khách hàng. Hãy nói về một cuộc gọi khẩn cấp cho một kỹ sư sưởi ấm. Nhật ký đầy rẫy công việc, khối lượng công việc đạt 100% công suất nhưng doanh nghiệp cũng đã có được một người học việc đã học hỏi được rất nhiều trong những năm qua đến mức có thể tự túc trong nhiều tình huống. Vì vậy, nếu tính đến tất cả các khía cạnh này, giải pháp lập kế hoạch có thể hiểu được yêu cầu của các công việc cạnh tranh và phân tích xem ai trong nhóm của bạn có mặt nhanh nhất và có kỹ năng sửa chữa hệ thống sưởi ấm. Vì vậy, hãy đưa ra gợi ý trong lịch trình hàng tuần của bạn. Điều này cũng có nghĩa là khách hàng công việc hiện tại có thể được lên lịch lại nhanh chóng và dễ dàng thông qua tính năng tự động hóa nhúng để đảm bảo cả hai công việc đều có thể hoàn thành vào thời gian dự kiến ​​phù hợp với khách hàng.

Những lợi ích

Vì vậy, để tóm tắt những Lợi ích mà bạn cần chú ý ở một giải pháp/ứng dụng bao gồm các khả năng như đã đề cập ở trên:

  • Cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn;
  • giảm số công việc được chuyển giao do vấn đề sẵn có;
  • tự động hóa các kịch bản sắp xếp lại phức tạp có thể xảy ra;
  • nâng cấp linh hoạt đội xây dựng của bạn cho các dự án và công việc của bạn.

Mua hàng cụ thể cho dự án/công việc

Việc mua hàng cụ thể theo dự án/công việc trong đó AI có thể hỗ trợ rất nhiều cho bất kỳ doanh nghiệp xây dựng nào ở mọi quy mô là tối ưu hóa giá cả và hàng tồn kho (tức là hàng tồn kho trong xe tải của bạn). Trong khi điều tra việc mua hàng cụ thể của dự án/công việc, cần xem xét khía cạnh định giá và khía cạnh tồn kho.

Giá động

Trong vài năm qua, chúng tôi nhận thấy chi phí nguyên vật liệu biến động đáng kể do điều kiện thị trường. Hệ thống AI có thể theo dõi những thay đổi về giá nguyên vật liệu theo thời gian thực và xác định thời điểm hiệu quả nhất để mua vật tư. Khả năng này cho phép các doanh nghiệp xây dựng nhỏ tận dụng được mức giá thấp hơn và các ưu đãi đặc biệt, giảm đáng kể chi phí tổng thể của dự án.

Quản lý hàng tồn kho

AI có thể cải thiện đáng kể việc quản lý hàng tồn kho bằng cách theo dõi tỷ lệ sử dụng nguyên liệu và tự động sắp xếp lại nguồn cung khi mức giảm xuống dưới ngưỡng xác định trước. Điều này không chỉ đảm bảo rằng các dự án không phải đối mặt với tình trạng chậm trễ do thiếu nguyên liệu mà còn giúp duy trì lượng hàng tồn kho tinh gọn, giảm chi phí lưu kho và giảm thiểu lãng phí.

Những lợi ích

Những lợi ích của giải pháp như vậy bao gồm:

  • Không bao giờ hết phụ tùng mà bạn cần cho công việc của mình;
  • bổ sung hàng tồn kho của bạn khi giá tốt mà không tồn kho quá nhiều;
  • giảm chi phí cho khách hàng của bạn và cung cấp báo giá tốt hơn.

Sổ sách kế toán

Lĩnh vực cuối cùng được thảo luận trong loạt bài này là kế toán, thường là mối quan hệ yêu/ghét của doanh nghiệp xây dựng do tính phức tạp của nó. Điều xấu xa cần thiết là hầu hết các doanh nghiệp xây dựng đều thuê bên thứ ba hoặc làm cho nó hoạt động bằng cách nào đó bằng cách dành hàng giờ đồng hồ ở văn phòng khi đến lúc phải hoàn thuế VAT hoặc lập hóa đơn cho khách hàng.

Nhưng đừng lo, tương lai vẫn tươi sáng và AI cung cấp một khung hỗ trợ tuyệt vời có thể tự động hóa tới 90% quá trình xử lý thủ tục giấy tờ của bạn.

Dưới đây là một số khía cạnh về cách AI giúp bạn lưu giữ sổ sách mà không cần bằng cấp về kế toán và/hoặc bằng kế toán. Ba lĩnh vực mà AI có thể hỗ trợ và tự động hóa thế giới của bạn là:

1. Nhập dữ liệu tự động

Sổ sách kế toán truyền thống yêu cầu nhập thủ công các giao dịch vào hệ thống kế toán, một quá trình tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi của con người. Các công nghệ AI, chẳng hạn như nhận dạng ký tự quang học (OCR) và học máy (ML), có thể tự động hóa việc trích xuất dữ liệu từ biên lai và hóa đơn. Điều này không chỉ đẩy nhanh quá trình mà còn giảm khả năng xảy ra sai sót, đảm bảo hồ sơ tài chính chính xác hơn.

2. Phân loại giao dịch theo thời gian thực

Điều đau đớn nhất là bạn có thể thực hiện các giao dịch mua hàng của doanh nghiệp không nằm trong phạm vi tính phí dành cho khách hàng của chúng tôi, chẳng hạn như mua công cụ mới, gặp gỡ cà phê với khách hàng, v.v. Hệ thống AI có thể được đào tạo để tự động phân loại các giao dịch khi chúng diễn ra. Bằng cách phân tích các mẫu dữ liệu và các quyết định phân loại trước đó, AI có thể áp dụng logic tương tự cho các giao dịch mới. Khả năng này cho phép hiểu biết sâu sắc về tài chính theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp hiểu được mô hình chi tiêu và kiếm tiền của họ ngay lập tức.

Những lợi ích của giải pháp như vậy bao gồm:

  • Giảm số giờ công để hoàn thành sổ sách về chi tiêu và thu nhập của bạn;
  • phân tích thời gian thực về dòng tiền và lãi lỗ của bạn;
  • tự động hóa để đơn giản hóa việc báo cáo hàng tháng và hàng năm của bạn cho cơ quan thuế.

#có #thể #hỗ #trợ #Office #như #thế #nào #trong #bất #kỳ #doanh #nghiệp #xây #dựng #nào #Phần

Trả lời