Ngành xây dựng và bất động sản là một trong những ngành quan trọng nhất của nền kinh tế Vương quốc Anh. Nhiều công ty vừa và nhỏ thu được lợi nhuận từ nó, dù trực tiếp hay gián tiếp. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ này, các yêu cầu để thành công đã thay đổi hoàn toàn trong 20 năm qua. Thế kỷ 21 là kỷ nguyên của số hóa, và những người không thích ứng sẽ có nguy cơ bị bỏ lại phía sau.
Bất kể bạn hoan nghênh số hóa với vòng tay rộng mở hay bạn đặt câu hỏi về giá trị của nó đối với doanh nghiệp của mình, với tư cách là một doanh nhân, không có cách nào để tránh nó. Để duy trì khả năng cạnh tranh về lâu dài và phát huy hết tiềm năng của công ty, bạn cần phải luôn cập nhật. Chủ động triển khai các ứng dụng kỹ thuật số đảm bảo sự ổn định cho bạn và nhân viên của bạn.
Trong bài viết sau, chúng tôi cung cấp danh sách các câu hỏi mà bạn nên tự hỏi khi phát triển kế hoạch trò chơi kỹ thuật số của mình.
Nguồn hình ảnh: Ivan Samkov
Công ty của bạn đứng ở đâu?
Bước đầu tiên trong quá trình số hóa phải luôn là ghi chép tình hình hiện tại của bạn.
Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau trước khi bắt đầu:
- Quy trình nào trong hoạt động hàng ngày của bạn đã là kỹ thuật số và quy trình nào vẫn là quy trình tương tự?
- Bạn đã sử dụng những công cụ nào? Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ xây dựng đã sử dụng một số công cụ kỹ thuật số – thậm chí đó chỉ là email hoặc WhatsApp.
- Các hệ thống được sử dụng có tương thích và phối hợp với nhau không hay chúng là các giải pháp biệt lập? Câu hỏi này đặc biệt quan trọng nếu bạn muốn làm cho dữ liệu có thể sử dụng được trên một số chức năng – ví dụ: gửi dữ liệu từ một ứng dụng khai thác xây dựng đến nhóm tài khoản của bạn để họ có thể trả tiền cho công nhân cho công việc đã hoàn thành của họ.
- Tình trạng cơ sở hạ tầng kỹ thuật số của công ty bạn là gì? Bạn có thuê ai đó để duy trì nó hay bạn sẽ phải tự mình quản lý mọi thứ?
- Các kỹ năng kỹ thuật số của nhân viên của bạn là gì? Câu hỏi này sẽ giúp bạn dự đoán bạn sẽ cần dành bao nhiêu thời gian cho việc đào tạo khi giới thiệu các giải pháp kỹ thuật số mới.
- Những quy trình cốt lõi nào phải hoạt động trong công ty của bạn, bất kể điều gì? Làm thế nào để bạn đảm bảo rằng tất cả các chức năng thiết yếu tiếp tục được thực hiện trong giai đoạn chuyển đổi? Hãy suy nghĩ về những thứ như lập hóa đơn, tính lương, thông báo về công việc phải làm.
Bạn cũng nên xem xét chi phí của công ty và xác định các giải pháp kỹ thuật số sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong lĩnh vực nào. Làm như vậy, bạn sẽ tìm thấy những lĩnh vực mà bạn có thể đạt được tác động lớn nhất có thể với nỗ lực ít nhất có thể.
Xác định mục tiêu của bạn
Quá trình số hóa chỉ có ý nghĩa nếu có một mục tiêu được xác định rõ ràng đi kèm với nó.
- Bạn muốn số hóa đạt được điều gì cụ thể trong công ty của mình? Nhận càng cụ thể càng tốt. Ví dụ như: giảm bớt công việc quản trị hoặc giấy tờ, quản lý công việc của nhân viên, theo dõi giao tiếp, thu thập bằng chứng về công việc đã hoàn thành, v.v.
- Bạn đo lường mức độ thành công của số hóa như thế nào? Xác định các số liệu quan trọng để đo lường thành công, chẳng hạn như số giờ tiết kiệm được trên giấy tờ và báo cáo hoặc số lượng dự án được giao đúng hạn hoặc sớm so với tiêu chuẩn trước đây của bạn.
Lập kế hoạch chuyển tiếp vượt qua những trở ngại
Việc suy nghĩ lại các mô hình và quy trình hiện có cần rất nhiều năng lượng và can đảm. Chuẩn bị tinh thần cho thực tế rằng việc chuyển sang các giải pháp kỹ thuật số có thể tiêu tốn rất nhiều tài nguyên trong ngắn hạn. Bạn nên thực hiện những thay đổi cơ bản trong giờ làm việc yên tĩnh hơn, không phải trong thời gian sắp đến thời hạn chính. Nếu có thể, hãy triển khai một công nghệ mới trên một dự án trước tiên, để bạn không bị quá tải bởi một nhiệm vụ lớn.
Bạn cũng nên tự hỏi mình một số câu hỏi về việc triển khai:
- Hệ thống và quy trình nào trong công ty của bạn bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi và điều gì có thể bị ảnh hưởng?
- Những người nào bên trong và bên ngoài công ty của bạn sẽ bị ảnh hưởng? Đừng đánh giá thấp tầm quan trọng của điểm này. Ví dụ, một nhà cung cấp hoặc nhà thầu chính có thể gặp vấn đề với các bước số hóa mà bạn đang lên kế hoạch.
- Làm thế nào bạn có thể lôi kéo nhân viên của mình và các bên liên quan khác trong hệ thống thay đổi và bạn sẽ truyền đạt phản hồi của họ như thế nào nếu có vấn đề? Số hóa có nhiều khả năng thành công hơn nếu toàn bộ nhóm trang web quan tâm đến nhu cầu thay đổi và giải pháp cụ thể được chọn.
- Bạn đã xem xét việc bảo vệ dữ liệu và bảo mật dữ liệu chưa? Bất kỳ công cụ kỹ thuật số mới nào cần đáp ứng những điều kiện nào? Hãy ghi nhớ GDPR.
- Ai trong công ty của bạn chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện các bước số hóa? Họ có các kỹ năng và nguồn lực cần thiết không?
Nếu bạn quyết định số hóa các quy trình, lập kế hoạch chi tiết là chìa khóa để tránh bị mất năng suất và tránh làm gián đoạn hoạt động kinh doanh thường xuyên.
Hiểu chi phí
Về lâu dài, việc sử dụng các ứng dụng kỹ thuật số sẽ làm cho hoạt động kinh doanh của bạn nhanh nhẹn và hiệu quả hơn. Ví dụ, nó sẽ giảm chi phí trong các lĩnh vực quản lý và điều hành, điều này sẽ tạo ra dư địa mới cho các ưu tiên mới, các dự án mới – và sẽ hỗ trợ trong thời gian khủng hoảng. Tuy nhiên, nhiều chủ sở hữu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ không bao giờ thấy được kết quả vì chi phí trả trước ban đầu của việc số hóa có vẻ như là một rủi ro quá cao.
Khi cân nhắc xem một công cụ kỹ thuật số mới có xứng đáng với doanh nghiệp vừa hoặc nhỏ của bạn hay không, hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau về chi phí:
- Chi phí tạm thời và vĩnh viễn dự kiến liên quan đến việc triển khai một giải pháp kỹ thuật số mới là gì? Bạn có thể giảm điều này bằng cách thương lượng hoặc bằng cách chia sẻ giấy phép phần mềm giữa các nhân viên không?
- Bạn sẽ cần sự trợ giúp tạm thời từ bên ngoài để số hóa các quy trình hay sẽ hiệu quả hơn khi tạo các vai trò CNTT mới?
- Cân nhắc xem liệu phần mềm bạn đang xem xét có cần bạn nâng cấp phần cứng của công ty bạn hay không. Bạn có thể tìm ra giải pháp sử dụng điện thoại, máy tính bảng và máy tính hiện có của nhóm mình không?
- Sẽ có thêm chi phí đào tạo?
Theo quy định, chi phí của hầu hết các giải pháp kỹ thuật số sẽ được thanh toán trong vòng một năm kể từ khi triển khai. Đại diện của các công ty công nghệ phải có thể giải thích sâu về điều đó có thể trông như thế nào đối với doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải có một cái nhìn thực tế về các chi phí liên quan đến một giải pháp tiềm năng trước khi bạn cam kết.
Dựa vào các đối tác có kinh nghiệm
Như đã đề cập trước đó, bạn có thể cần sự trợ giúp của các đối tác bên ngoài khi giới thiệu các giải pháp mới cho công ty của bạn. Những người này không nhất thiết phải là chuyên gia. Theo quy định, công ty mà bạn đang tìm kiếm một giải pháp kỹ thuật số mới sẽ có thể cung cấp cho bạn lời khuyên và hỗ trợ.
Là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể bạn sẽ không có một đội ngũ CNTT lớn, tận tâm. Điều đó có nghĩa là bất kỳ nhà cung cấp giải pháp nào mà bạn nói chuyện sẽ cảm thấy thoải mái khi hướng dẫn bạn thiết lập và đào tạo nhóm của bạn. Hãy nhớ rằng, với tư cách là khách hàng tiềm năng, bạn có thể hỏi bao nhiêu câu hỏi thách thức tùy thích.
Ra khỏi đó và số hóa
Những câu hỏi và ý tưởng được liệt kê ở trên hy vọng sẽ cung cấp cho bạn điểm khởi đầu để xây dựng chiến lược kỹ thuật số phù hợp với bạn. Có thể cho rằng, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhiều lợi ích nhất từ công nghệ – tự động hóa một số nhiệm vụ nhất định có thể giúp bạn giải phóng để thực hiện nhiều dự án hơn và thực sự xây dựng doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp là duy nhất – với những thách thức và nhu cầu riêng – và việc hiểu cách doanh nghiệp của bạn có thể phát triển với một chút trợ giúp từ công nghệ có thể mang lại cho bạn sự tự tin để đạt được cấp độ tiếp theo.
#Hướng #dẫn #số #hóa #đối #với #DNVVN #trong #lĩnh #vực #xây #dựng